Avtal med leverantör – PDF att ladda ner gratis

Avtal med leverantör (PDF) – ladda ner gratis

Ett avtal med en leverantör är ett skriftligt underlag som reglerar vad som ska levereras, till vilket pris och på vilka villkor samarbetet ska genomföras. Den nedladdningsbara PDF-filen ger en strukturerad grund för att formulera, kontrollera och dokumentera uppgifter som behöver finnas med innan ett leverantörsförhållande fastställs. Guiden vänder sig till verksamheter som behöver lägga upp avtal i upphandlingssystemet Kommers. All avtalshantering sker i avtalskatalogen i Kommers, där dokument och relevant information kan samlas på ett enhetligt sätt. Mallen kan användas som stöd vid både nya inköp och uppdatering av befintliga överenskommelser.

Avtal med leverantör: innehåll och praktisk användning

• Identifiering av köpare och leverantör, inklusive kontaktuppgifter och ansvariga personer.
• Beskrivning av varor eller tjänster, omfattning, kvalitet och eventuella krav på utförandet.
• Uppgifter om priser, fakturering, betalningsvillkor och hantering av tillkommande kostnader.
• Villkor för leverans, tidsplan, uppföljning, ändringar och rapportering under avtalsperioden.
• Bestämmelser om giltighetstid, förlängning, uppsägning och åtgärder vid brister i leveransen.

Dokumentet blir särskilt användbart när flera personer behöver arbeta efter samma avtalsstruktur eller när information ska registreras konsekvent i ett upphandlingssystem. Innan avtalet läggs in i Kommers bör parternas juridiska namn, organisationsnummer, behöriga företrädare och samtliga kommersiella villkor kontrolleras. Det är också viktigt att skilja mellan obligatoriska krav och sådant som kan förhandlas, exempelvis leveransintervall, servicenivåer eller rutiner för reklamation. En tydlig formulering minskar risken för olika tolkningar och gör uppföljningen enklare under hela perioden. Vid mer komplicerade inköp kan avtalet behöva kompletteras med bilagor, kravspecifikation, prislista eller särskilda sekretess- och personuppgiftsvillkor. Den färdiga mallen bör därför anpassas efter affärens omfattning och granskas av ansvarig inköpare eller jurist innan den godkänns. När avtalet är färdigställt kan det registreras i avtalskatalogen, så att behöriga användare hittar rätt version och kan följa avtalets status, löptid och villkor.